Thủ tục xin visa cần những loại giấy tờ gì?

Một trong những công đoạn quan trọng và vất vả nhất khi đi nước ngoài (đặc biệt là với những người lần đầu xuất ngoại) đó chính là chuẩn bị hồ sơ giấy tờ làm thủ tục xin visa. Làm thủ tục xin thị thực là điều không hề dễ dàng, bạn cần hoàn thiện rất nhiều loại giấy tờ khác nhau. Nhằm giúp bạn đọc vượt qua quá trình này một cách thuận lợi, dịch thuật FAQTrans sẽ tư vấn cho bạn về vấn đề thủ tục xin visa cần những loại giấy tờ gì.

Visa là gì?

Visa (hay còn được gọi là thị thực) là một loại giấy tờ được cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền của một quốc gia nhằm cho phép người nước ngoài nhập cảnh và lưu trú hợp pháp trong một khoảng thời gian nhất định trên lãnh thổ của quốc gia đó.

Thông thường, visa được phân loại dựa trên mục đích nhập cảnh và thời gian nhập cạnh:

• Theo mục đích xin thị thực: Visa định cư, Visa du học, Visa du lịch, Visa lao động, Visa công tác, Visa thăm thân, Visa khám chữa bệnh và Visa thương mại.
• Theo số lần nhập cảnh: Visa nhập cảnh nhiều lần và Visa nhập cảnh một lần.
• Phân loại visa dựa trên thời hạn visa: Visa ngắn hạn và Visa dài hạn.
• Ngoài ra, còn có một số loại visa đặc biệt như thị thực nhập cảnh sân bay (visa on arrival) và Visa Schengen.

Tùy thuộc vào loại thị thực sẽ quyết định thủ tục xin visa cần những loại giấy tờ gì. Vì vậy, tuyệt nhiên sẽ không có một bộ hồ sơ xin visa cụ thể có thể áp dụng cho tất cả các quốc gia.

Thủ tục xin visa cần những loại giấy tờ gì?

Mỗi một quốc gia sẽ có một quy định khác nhau về thủ tục xin cấp visa. Tuy nhiên, về cơ bản, trong bất kỳ một bộ hồ sơ xin thị thực đi nước ngoài cũng luôn có các loại giấy tờ sau:

Đơn xin cấp thị thực theo mẫu quy định của quốc gia bạn muốn đến

Đơn xin cấp thị thực là giấy tờ đầu tiên mà bạn nhất định phải có. Tờ khai này thể hiện ý chí và mong muốn của người nộp đơn với cơ quan lãnh sự. Thông tin trên tờ khai phải được cung cấp chính xác, đầy đủ và trung thực. Những nội dung cơ bản mà bạn cần phải điền trên tờ đơn:

• Thông tin cá nhân
• Thông tin chuyến đi
• Thông tin công việc
• Thông tin tài chính
• Thông tin về loại visa muốn xin cấp

Khi đã hoàn tất việc điền các thông tin trên, người nộp đơn cần phải cam kết và ký kết vào phần cuối của văn bản.

Căn cứ vào các thông tin được nêu trên tờ khai, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và đánh giá bạn có đủ điều kiện để được cấp visa hay không.

Hồ sơ chứng minh nhân thân

Chứng từ chứng minh nhân thân là những loại giấy tờ quan trọng mà bạn bắt buộc phải chuẩn bị. Điều này nhằm cung cấp chi tiết các thông tin về bạn cũng như người thân trong gia đình. Nếu có trường hợp bất ngờ xảy ra thì cơ quan nước ngoài có thể liên lạc với nhân thân của bạn. Trong bộ hồ sơ nhân thân, bắt buộc phải có các loại giấy tờ sau:

• Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (bản chính và bản sao công chứng).
• Hộ chiếu có thời hạn sử dụng tối thiểu là 6 tháng kể tử ngày khởi hành. Đồng thời, hộ chiếu vẫn còn trang trống để đóng dấu visa.
• Bản sao công chứng của sổ hộ khẩu.
• Bản sao công chứng của giấy khai sinh.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (bản sao công chứng).
• Hai ảnh thẻ có kích thước 3,5*4,5cm (Ảnh được chụp trong vòng 6 tháng trở lại).

Lưu ý: Đại sứ quán hoặc Lãnh sứ quán có thể yêu cầu bạn bổ sung thêm các giấy tờ khác tùy theo mục đích làm visa.

Ví dụ như khi xin visa thăm thân Hàn Quốc, bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ xác nhận quan hệ với người thân tại Hàn Quốc:

• Thư mời gốc
• Giấy bảo lãnh
• Bản photo mặt hộ chiếu có chữ ký của người mời
• Bản sao 2 mặt thẻ cư trú nước ngoài với thời hạn sử dụng trên 3 tháng
• Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình với người mời

Hồ sơ giấy tờ chứng minh công việc

Khi làm visa thì chứng từ chứng minh công việc là loại giấy tờ cơ bản phải có trong hồ sơ. Các quốc gia yêu cầu đương đơn phải nộp loại giấy tờ này là để xác thực rằng cá nhân đó có những ràng buộc cụ thể tại quốc gia của mình.

Đương đơn có công việc ổn định là căn cứ để cơ quan chức năng có thể tin tưởng xét duyệt thị thực. Đồng thời, điều này cũng giảm thiểu khả năng nhập cảnh với các mục đích bất hợp pháp. Việc chứng minh rằng mình có nguồn thu nhập tốt cũng ảnh hưởng đến khả năng xin visa thành công.

Với từng đối tượng cụ thể, hồ sơ chứng minh công việc sẽ gồm các loại giấy tờ khác nhau:

– Đối với cán bộ, công nhân viên chức, nhân viên công ty:

• Nếu đang làm tại cơ quan nhà nước thì bạn cần chuẩn bị quyết định bổ nhiệm chức vụ. Còn nếu là nhân viên tại cơ quan tư nhân thì phải có hợp đồng lao động.
• Bảng lương 3 tháng gần nhất được cấp bởi công ty.
• Bản gốc đơn xin nghỉ phép, trong đó có ghi rõ tên quốc gia sẽ đi và chữ kí, đóng dấu của công ty.

– Đối với chủ doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh cá thể, người tự kinh doanh:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/doanh nghiệp
• Tờ khai thuế 3 tháng gần nhất có đóng dấu của công ty
• Sao kê số dư tài khoản của công ty, bằng chứng về việc công ty kinh doanh có lãi

– Đối với người đã nghỉ hưu:

• Quyết định nghỉ việc được hưởng chế độ hưu trí
• Các giấy tờ khác liên quan đến việc nghỉ hưu, lương hưu và thẻ hưu trí.

– Đối với người làm nghề nghiệp tự do, người nội trợ hoặc người đang thất nghiệp:

• Đơn giải trình về tình trạng thất nghiệp hiện tại
• Sao kê bảng giao dịch tài khoản ngân hàng trong vòng 3 tháng gần nhất 
• Tài liệu chứng minh công việc của người bảo lãnh

– Đối với người đang là học sinh, sinh viên:

• Thẻ học sinh, sinh viên hoặc chứng từ xác nhận là học sinh/sinh viên tại trường.
• Bảng điểm học tập
• Đơn xin nghỉ phép có đóng dấu xác nhận từ nhà trường
• Tài liệu chứng minh công việc của người bảo lãnh

Hồ sơ chứng minh tài chính

Chứng minh tài chính khi làm visa là quy trình đương đơn cung cấp các chứng từ để xác minh khả năng tài chính. Mục đích của việc này là để xem xét bạn có đủ khả năng tài chính để chi trả cho chuyến đi hay không? Ngoài ra, đây còn là bằng chứng để thuyết phục nhân viên Đại sứ quán/Lãnh sự quán rằng bạn sẽ quay trở về sau chuyến đi mà không trốn lại nước sở tại để định cư và làm việc bất hợp pháp.

Trong hồ sơ chứng minh tài chính, thông thường có các loại giấy tờ sau:

– Sổ tiết kiệm gửi ngân hàng

Một tài khoản tiết kiệm với số tiền hợp pháp đủ lớn và có nguồn gốc rõ ràng sẽ giúp gia tăng khả năng đậu visa của bạn. Tùy thuộc vào quốc gia mà bạn muốn xin visa sẽ có yêu cầu khác nhau về giá trị số tiền tối thiểu trong số tiết kiệm là bao nhiêu cũng như thời gian mở sổ và kỳ hạn là bao lâu.

Trong một số trường hợp, bên cạnh việc sử dụng sổ tiết kiệm gửi ngân hàng để chứng minh tài chính, bạn cần phải cung cấp thêm số dư tài khoản ngân hàng. Số tiền có trong tài khoản có thể được sử dụng một cách linh hoạt và dễ dàng. Như vậy sẽ đảm bảo bạn đủ khả năng chi trả cho các khoản phí phát sinh trong chuyến đi. Giống như sổ tiết kiệm, mức tổi thiểu của số dư tài khoản là khác nhau với từng quốc gia.

– Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài chính

Trên thực tế, một số cơ quan lãnh sự yêu cầu chứng minh cả nguồn gốc tài chính của bạn. Do vậy, không chỉ để ý đến giá trị sổ tiết kiệm, bạn còn phải chứng minh được số tiền trong sổ đến từ đâu. Nếu như không xác minh được, hồ sơ của bạn sẽ bị nghi ngờ và thậm chí có nghi cơ bị đánh trượt visa.

Hiện nay, việc chứng minh tài chính thường được chính phủ các nước chấp nhận qua các nguồn thu nhập như:

• Nguồn thu nhập đến từ tiền lương của công việc hiện tại
• Thu nhập từ việc cho thuê tài sản
• Nguồn thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/công ty riêng
• Thu nhập từ hoạt động đầu tư

Bạn sẽ phải bổ sung giấy tờ chứng minh tương ứng với từng nguồn thu nhập được nêu trên. Ví dụ như khi muốn chứng minh khả năng tài chính bằng nguồn tiền lương, bạn cần xuất trình:

• Hợp đồng lao động
• Giấy xác nhận thu nhập và bảng lương
• Sao kê tài khoản nhận lương có xác nhận từ phía doanh nghiệp

– Các giấy tờ chứng minh tài sản khác

Ngoài các chứng từ nêu trên, bạn có thể bổ sung vào hồ sơ chứng minh tài chính của mình bằng các loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu các tài sản có giá trị để gia tăng tính thuyết phục với cơ quan lãnh sự:

• Sổ đổ
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Giấy đăng ký xe ô tô
• Cổ phiếu, trái phiếu, cổ phần, chứng chỉ quỹ,…

Lưu ý rằng đây không phải là các loại giấy tờ bắt buộc phải có. Tuy nhiên, chúng sẽ giúp bạn gia tăng tỉ lệ đậu visa hơn.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục xin visa đi nước ngoài

Nhằm giúp quá trình làm thủ tục xin visa đi nước ngoài trở nên thuận tiện và nhanh chóng, FAQTrans đã tổng hợp một số lưu ý quan trọng bên dưới:

1. Các thông tin trong bộ hồ sơ gửi đến cơ quan lãnh sự phải được khai nhất quán, chính xác và đúng sự thật. Nếu như nhận thấy hồ sơ của bạn bị khai khống, bạn sẽ bị đánh trượt ngay. Nếu nghiêm trọng hơn, bạn có thể bị từ chối cấp thị thực vĩnh viễn.
2. Dịch thuật công chứng các loại giấy tờ sang ngôn ngữ của quốc gia mà bạn xin cấp visa.
3. Chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản sao công chứng cho tất cả các loại giấy tờ.
4. Trong trường hợp xin visa theo nhóm thì tất cả các đương đơn đều phải có mặt đầy đủ.
5. Một số quốc gia ngoài nộp hồ sơ còn yêu cầu thêm phỏng vấn.

Việc biết được thủ tục xin visa cần những loại giấy tờ gì sẽ hỗ trợ bạn thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Mong rằng với những thông tin mà dịch thuật FAQTrans cung cấp sẽ giúp bạn bớt bối rối hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin visa. Nếu cần tìm hiểu thêm về các giấy tờ cần dịch thuật công chứng, bạn có thể liên lạc với FAQTrans qua hotline 0963.029.396. Chúng tôi luôn sẵn sàng và hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí.