Số liệu từ cục hải quan cho biết kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam năm 2025 đạt hơn 930 tỷ USD, giúp Việt Nam tiếp tục là nước xuất siêu với trị giá xuất khẩu hơn 475 tỷ USD. Từ những số liệu trên, có thể thấy nhu cầu xuất khẩu của doanh nghiệp Việt Nam vẫn không ngừng tăng trưởng. Điều này cũng kéo theo nhu cầu dịch thuật công chứng chứng từ xuất khẩu.
Quý khách có chứng từ thương mại, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, tài liệu kỹ thuật, … cần dịch thuật công chứng hãy vui lòng liên hệ FAQTrans qua hotline 0963 029 396 hoặc email baogia.faqtrans@gmail.com. Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật công chứng chứng từ xuất khẩu, đảm bảo mang lại bản dịch chính xác, chuyên nghiệp, có giá trị pháp lý.
Chứng từ xuất khẩu là gì?
Có thể coi chứng từ xuất khẩu như “hộ chiếu” để vận chuyển hàng hóa
Chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ cần thiết để doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa hợp pháp sang quốc gia khác. Những tài liệu này là cơ sở để thông quan hàng hoá, thanh toán quốc tế, chứng nhận rằng lô hàng đã được giao/ nhận và hưởng ưu đãi thuế (nếu có).
Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu cần dịch công chứng giấy tờ?
Dịch thuật công chứng tài liệu xuất khẩu là điều kiện cần thiết để hàng hóa cập bến quốc gia khác thành công
Đáp ứng yêu cầu pháp lý quốc tế
Dù yêu cầu cụ thể của các nước có thể khác biệt, nhưng nhìn chung, để hàng hóa được vận chuyển thành công sang quốc gia/ vùng lãnh thổ khác, các tài liệu liên quan đến lô hàng cần phải được dịch sang ngôn ngữ nước xuất khẩu (hoặc tiếng Anh – ngôn ngữ chính được sử dụng trong thương mại) và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Đây là bước cần thiết giúp tài liệu có giá trị pháp lý như bản gốc và được chấp nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu.
Hoàn tất thủ tục hải quan
Khi ngôn ngữ của nước xuất khẩu khác nước nhập khẩu, việc dịch thuật công chứng là cần thiết để hải quan có cơ sở kiểm tra hàng hóa và tính thuế. Bản dịch công chứng chính xác sẽ hỗ trợ nhân viên hải quan xác thực thông tin để từ đó thông quan hàng hóa.
Tăng độ tin cậy với đối tác nước ngoài
Một bộ chứng từ xuất khẩu được dịch công chứng chính xác và chuyên nghiệp sẽ giúp đối tác nước ngoài của bạn hiểu rõ về thông tin hàng hóa, thông tin nhà xuất khẩu, các điều kiện đi kèm,… từ đó tạo dựng sự tin tưởng và hạn chế tranh chấp do bất đồng về thông tin.
Những hồ sơ, chứng từ thường phải dịch công chứng khi xuất khẩu
Loại tài liệu xuất khẩu cần dịch công chứng có thể phụ thuộc vào quy định nước nhập khẩu, loại hàng hóa,…
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp (Company legal documents)
Đây là những giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức, thường gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký thuế,…
Hợp đồng thương mại (Commercial contract)
Dù không được nêu rõ trong Luật Thương mại 2005, có thể hiểu hợp đồng thương mại là cơ sở ràng buộc pháp lý, quy định quyền và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán nhằm mục đích sinh lời.
Chứng từ thương mại (Commercial documents)
Chứng từ thương mại được hiểu là các tài liệu chứa thông tin liên quan đến hàng hóa như đặc điểm hàng hóa (tên, số lượng/khối lượng, mã,…), phương thức vận chuyển, bảo hiểm,… Chứng từ thương mại thường gồm hóa đơn thương mại (để bên nhập khẩu thanh toán và làm căn cứ tính thuế), tờ khai hải quan (khai báo thông tin hàng hóa và thuế), giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/ động vật (xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ động/ thực vật không mang mầm bệnh),..
Chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin)
Đây là tài liệu xác nhận nguồn gốc hàng hóa. Xác nhận nguồn gốc ở đây không đồng nghĩa với địa điểm xuất khẩu hàng mà thực chất là xác nhận xem quốc gia nào đã sử dụng nguyên liệu hay chế biến/lắp ráp hàng hóa đó. Đây là cơ sở dùng để tính thuế hoặc áp dụng ưu đãi thuế quan.
Chứng nhận chất lượng, kiểm định (CQ – Certificate of Quality)
Chứng nhận chất lượng là giấy tờ xác nhận rằng hàng hóa đã qua kiểm định và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, kỹ thuật cần thiết hoặc các tiêu chuẩn theo yêu cầu của bên mua.
Tài liệu kỹ thuật (Technical documents)
Tài liệu kỹ thuật là giấy tờ chứng minh việc sản xuất hàng hóa tuân thủ các quy định về an toàn và chất lượng. Tài liệu kỹ thuật mô tả đặc tính sản phẩm (Catalogue), cấu tạo (bản vẽ kỹ thuật), cách sử dụng và lưu ý (hướng dẫn sử dụng),…
Hồ sơ vận chuyển và logistics (Shipping documents)
Hồ sơ vận chuyển được sử dụng để chứng nhận vận chuyển, xác nhận nội dung và quyền sở hữu hàng hóa. Giấy tờ thường gồm vận đơn (xác nhận đã vận chuyển hàng hóa), phiếu đóng gói (ghi thông tin lô hàng), … Loại giấy tờ có thể thay đổi tùy thuộc vào hình thức vận chuyển (đường biển, đường sắt, đường hàng không hay đường bộ).
Xuất khẩu sang Mỹ, EU, Nhật, Hàn cần lưu ý gì về hồ sơ?
Số liệu năm 2025 cho thấy các quốc gia như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc vẫn là những thị trường xuất khẩu lớn của Việt Nam. Dù áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế (như Công ước Kyoto sửa đổi, Hệ thống Hài hòa,…), mỗi quốc gia vẫn sẽ có những quy định hải quan riêng, chưa kể đến những ưu đãi được áp dụng cho các quốc gia cùng tham gia Hiệp định thương mại tự do (FTA), dẫn đến sự khác biệt về loại giấy tờ xuất khẩu cần nộp. Một số khác biệt về hồ sơ xuất khẩu đã được FAQTrans tổng hợp dưới đây:
| Thị trường | Đặc điểm về quy định nhập khẩu | Lưu ý về chứng từ xuất khẩu |
| Hoa Kỳ | Hàng rào kỹ thuật (TBT) nghiêm ngặt, với các tiêu chuẩn cao như FDA, USDA hay EPA.
Quy định hải quan một số tiểu bang có sự khác biệt. |
Cần có chứng nhận FDA và COA (Certificate of Analysis) dành cho các sản phẩm liên quan đến sức khỏe người tiêu dùng (thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm,…)
Trước khi xếp hàng đi, cần khai báo AMS (Automatic Manifest System) về thông tin lô hàng và ISF (Importer Security Filing) về thông tin người bán/người mua và hãng vận chuyển. Hãy lưu ý quy định riêng của mỗi tiểu bang để chuẩn bị và dịch công chứng đầy đủ tài liệu xuất khẩu.
|
| EU | Quy định nghiêm ngặt về hàng nhập khẩu, đặc biệt với các mặt hàng nguy hiểm hoặc liên quan tới sức khỏe người tiêu dùng. | Cần có chứng nhận SA 8.000, ISO 9000, ISO 14.000 hay HACCP (với thực phẩm chế biến)
Chứng nhận xuất xứ (CO) mẫu EUR.1 Hầu hết chứng từ xuất khẩu có thể dịch công chứng sang tiếng Anh. Tuy nhiên, tem nhãn, tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng cần phải dịch sang ngôn ngữ chính thức được sử dụng của quốc gia EU thành viên mà hàng hóa xuất khẩu sang. |
| Nhật Bản | Hàng rào kỹ thuật nghiêm ngặt, cùng một sản phẩm có thể phải tuân thủ nhiều quy định liên quan đến hàng cấm và kiểm dịch khác nhau. | Chứng nhận xuất xứ (CO) mẫu AJ hoặc VJ
Chứng nhận JAS (với hàng nông nghiệp) và JIS (với hàng công nghiệp) Hầu hết chứng từ xuất khẩu có thể dịch thuật công chứng sang tiếng anh hoặc tiếng Nhật. Thông tin hướng dẫn sử dụng, tem nhãn cần dịch sang tiếng Nhật. |
| Hàn Quốc | Nhiều quy định khắt khe đối với các mặt hàng nông sản và thực phẩm. | Đối với hàng hóa thuộc diện kiểm soát đặc thù, doanh nghiệp cần dịch công chứng (nếu cần) các tài liệu sau:
Có thể dịch chứng từ xuất khẩu sang tiếng Anh hoặc tiếng Hàn. Thông tin hướng dẫn sử dụng, tem nhãn, cảnh báo an toàn,…cần dịch sang tiếng Hàn. |
Loại giấy tờ cần nộp sẽ khác nhau với mỗi nước, đồng nghĩa với việc tài liệu xuất khẩu cần dịch công chứng cũng không giống nhau
Những lỗi thường gặp khi dịch thuật chứng từ xuất khẩu
Sai lầm trong dịch thuật có thể tốn thời gian cùng tiền bạc của bạn
Giấy tờ xuất khẩu không chỉ cần đầy đủ và chính xác mà việc chuẩn bị các tài liệu dịch công chứng cẩn thận cũng quan trọng không kém. Chỉ cần thiếu bản dịch hoặc sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng hóa không thông quan hoặc tới tay người mua chậm, phát sinh thêm chi phí (DEM, DET,…). Hơn nữa, thông tin dịch kém chất lượng cũng dễ làm đối tác nước ngoài hiểu lầm, dẫn đến tranh chấp và làm giảm uy tín nhà xuất khẩu. Dưới đây là những lỗi sai khi dịch thuật chứng từ xuất khẩu mà biên dịch viên có thể gặp phải.
Sai tên riêng
Những lỗi sai tên riêng thường gặp bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ giao/ nhận hàng hay tên hàng hóa. Đây là những lỗi sai dễ phát hiện và cũng dễ khiến hồ sơ của bạn bị từ chối nhất.
Sai số liệu
Chứng từ xuất khẩu thường chứa rất nhiều số liệu về mã hàng hóa, số lượng/ khối lượng/ thể tích hàng hóa, ngày giao/nhận hàng, giá trị hàng hóa,… Không thống nhất số liệu giữa tài liệu gốc và tài liệu dịch sẽ gây phiền toái khi làm thủ tục hải quan, hưởng ưu đãi thuế và thanh toán hàng hóa.
Sai thuật ngữ chuyên ngành
Những sai sót có thể đến từ việc dịch sai tên tài liệu, từ viết tắt hay các thuật ngữ chuyên ngành kinh tế, logistics và hải quan. Điều này sẽ gây khó khăn cho bộ phận hải quan khi kiểm tra hồ sơ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.
Sai định dạng bản gốc
Vấn đề trình bày tuy không ảnh hưởng đến nội dung nhưng có thể khiến tài liệu và bản thân nhà xuất khẩu trông kém chuyên nghiệp hơn.
Đơn vị nào có thể dịch thuật chứng từ xuất khẩu nhanh, chính xác?
Hãy cân nhắc các điều kiện về tài chính, thời gian, chất lượng mong muốn,… để lựa chọn đơn vị dịch công chứng giấy tờ xuất khẩu phù hợp
Để đảm bảo chất lượng tài liệu dịch công chứng chứng từ xuất khẩu, bạn có thể tìm đến một số đơn vị uy tín sau:
Phòng Công chứng (thuộc Sở Tư pháp)
Đây là đơn vị sự nghiệp công lập do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập. Phòng công chứng thuộc sở Tư pháp có chức năng công chứng tư pháp. Chức năng dịch thuật do các cộng tác viên liên kết đảm nhận.
Văn phòng Công chứng tư nhân
Đây là đơn vị hoạt động theo mô hình doanh nghiệp. Chức năng dịch thuật của văn phòng Công chứng tư nhân do các cộng tác viên đảm nhận. Đơn vị này thực hiện công chứng tư nhân (có giá trị pháp lý tương đương như công chứng tư pháp).
Công ty Dịch thuật
Công ty dịch thuật thường quy tụ nhiều biên dịch viên chuyên nghiệp, thông thạo nhiều ngôn ngữ khác nhau. Đơn vị này có thể cung cấp cả dịch vụ công chứng tư pháp và tư nhân (thông qua liên kết với các văn phòng công chứng tư nhân/ phòng công chứng tư pháp), ngoài ra còn chứng thực bản dịch bằng dấu công ty dịch. Thời gian xử lý hồ sơ công ty dịch thuật thường nhanh hơn các đơn vị nhà nước.
Quy trình dịch công chứng cho doanh nghiệp xuất khẩu tại FAQTrans
Quy Trình dịch công chứng chứng từ xuất khẩu tại FAQTrans
FAQTrans không chỉ chuyên cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng chứng từ xuất khẩu đa ngôn ngữ. Để đảm bảo bản dịch luôn chính xác và chất lượng, chúng tôi tuân thủ quy trình xử lý hồ sơ nghiêm ngặt và khoa học.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Quý khách trực tiếp mang tài liệu xuất khẩu cho FAQTrans hoặc chuyển phát tài liệu qua văn phòng chúng tôi. Để bản dịch có thể công chứng được, quý khách cần xuất trình giấy tờ bản gốc để công chứng viên có cơ sở kiểm tra và đối chiếu.
Bước 2: Phân tích hồ sơ
FAQTrans phân tích tài liệu cần dịch dựa trên các tiêu chí: ngôn ngữ cần dịch (phổ biến hay hiếm), độ dài của tài liệu theo số trang (được tính theo 300 từ/ trang), chuyên ngành của tài liệu và số bản cùng loại dấu cần công chứng. Chúng tôi đồng thời cũng ghi nhận các yêu cầu riêng của quý khách (nếu có). Dựa trên những tiêu chí trên, FAQTrans thông báo mức phí và thời gian hoàn thành.
Bước 3: Dịch thuật hồ sơ
Sau khi hai bên trao đổi và thống nhất mức giá và thời gian hoàn thành. Tài liệu sẽ được phân công cho biên dịch viên có kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp.
Bước 4: Hiệu đính hồ sơ
Bản dịch sẽ được gửi tới quý khách để kiểm tra các thông tin dịch thuật liên quan đến bên mua và bên bán, hàng hóa (tên, quy cách đóng gói,…), vận chuyển, … Bản dịch sẽ được chỉnh sửa theo phản hồi của quý khách.
Bước 5: Công chứng hồ sơ
Sau khi chỉnh sửa hết lỗi sai, bản dịch được mang đi công chứng tư nhân/tư pháp theo yêu cầu của quý khách.
Bước 6. Bàn giao hồ sơ
Quý khách nhận lại tài liệu trực tiếp tại văn phòng hoặc qua hình thức chuyển phát. Quý khách có thể để lại đánh giá/cảm nhận để chúng tôi tiếp tục cải thiện dịch vụ.
Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp quý khách có cái nhìn rõ ràng hơn về các tài liệu cần dịch thuật công chứng khi xuất khẩu, cũng như lựa chọn được đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp để xử lý hồ sơ của quý khách một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ thêm về dịch công chứng, đừng ngại liên hệ cho FAQTrans qua hotline 0963 029 396.
